RGPD para administradores de fincas y comunidades de propietarios
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Los problemas reales de un administrador de fincas con el RGPD
Llevamos más de 25 años trabajando con administradores de fincas en Zaragoza y toda España. Sabemos exactamente qué te quita el sueño — y tenemos la solución para cada uno. La protección de datos en comunidades de propietarios no es una obligación nueva: es una realidad que la AEPD lleva años supervisando y que ha generado cientos de expedientes sancionadores.
Gestionar el RGPD de decenas de comunidades es inviable sin un partner especializado
Cada comunidad tiene sus propios tratamientos de datos: propietarios, morosos, videovigilancia en portales y garajes, empleados de limpieza y portería, proveedores externos de mantenimiento... Mantener todo actualizado y documentado para cada una de tus comunidades sin ayuda especializada no es posible. Y si la AEPD recibe una denuncia de cualquier vecino, el administrador es el primer señalado.
Un vecino pregunta por sus datos y no sabes qué contestarle
Los propietarios ejercen cada vez más sus derechos de protección de datos: acceso a la información que tiene la comunidad sobre ellos, rectificación de datos erróneos, supresión cuando ya no son propietarios... Si no tienes los procedimientos documentados y los plazos de respuesta controlados, cualquier respuesta incorrecta puede acabar en una reclamación formal ante la AEPD. El plazo legal de respuesta es de un mes y no admite improvisación.
Los contratos con las comunidades no incluyen las cláusulas RGPD del artículo 28
Como administrador de fincas actúas como encargado del tratamiento de cada comunidad que gestionas. El RGPD exige un contrato específico con cláusulas del artículo 28 entre tú y cada comunidad. Sin ese contrato, tanto el administrador como la comunidad estáis en infracción. No basta con mencionar la protección de datos en el contrato general de administración — necesita ser un documento específico y completo.
La normativa evoluciona y no tienes tiempo de estar al día
AI Act, nuevas resoluciones de la AEPD sobre videovigilancia en comunidades, cambios en el tratamiento de datos de morosos, criterios actualizados sobre el uso de WhatsApp en grupos de vecinos... La normativa de protección de datos no para de cambiar. Un administrador de fincas tiene suficiente con gestionar el día a día de sus comunidades para encima tener que seguir los cambios normativos. Para eso estamos nosotros.
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40 € por comunidad y año.
Diseñado específicamente para administradores que gestionan múltiples comunidades. Un precio plano que puedes repercutir directamente a cada comunidad como un gasto de gestión más. Tu despacho siempre incluido sin coste adicional.
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✓ ¿Puedes repercutirlo a las comunidades? Sí. La gran mayoría de administradores incluyen el coste del RGPD como una línea más de los gastos anuales de gestión, igual que otros servicios de mantenimiento. A 40 € por comunidad, es un gasto asumible que evita sanciones de miles de euros.
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¿Está obligada una comunidad de propietarios
a cumplir el RGPD y la LOPDGDD?
Sí, sin excepciones. Cualquier comunidad de propietarios que trate datos personales está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). No existe ninguna excepción por razón del tamaño de la comunidad, del número de vecinos, ni por la ausencia de empleados contratados directamente.
Cada comunidad de propietarios es, desde el punto de vista del RGPD, un responsable del tratamiento de datos personales. Esto significa que la comunidad — a través de su junta de propietarios y de su presidente — toma decisiones sobre qué datos recoge, para qué los usa y durante cuánto tiempo los conserva.
El administrador de fincas, por su parte, actúa como encargado del tratamiento, ya que gestiona esos datos por cuenta y en nombre de la comunidad. Esta distinción es fundamental porque obliga a que exista un contrato específico entre ambas partes según el artículo 28 del RGPD. Si ese contrato no existe, tanto la comunidad como el administrador están en situación de incumplimiento.
⚠️ ¿Cuánto puede sancionar la AEPD a una comunidad de propietarios? Las infracciones graves del RGPD pueden conllevar sanciones de hasta 10 millones de euros o el 2% de la facturación global. Las muy graves, hasta 20 millones o el 4%. En la práctica, la AEPD ha sancionado a comunidades de propietarios con importes de varios miles a decenas de miles de euros por infracciones tan frecuentes como la videovigilancia sin cartelería, la publicación de datos de morosos sin protocolo o la ausencia de contratos con el administrador.
📌 ¿Qué datos personales trata una comunidad típica? Datos de propietarios e inquilinos (DNI, cuentas bancarias, teléfonos, emails), imágenes de videovigilancia en zonas comunes, datos de deudas y morosos, actas de juntas con información personal, datos de empleados de portería y limpieza, y datos de proveedores de servicios. Todos ellos requieren gestión conforme al RGPD.
Lo que hace mal la mayoría de
comunidades y administradores
Los vemos cada día en nuestro trabajo. Son infracciones reales que la AEPD ha sancionado y que siguen ocurriendo en miles de comunidades de toda España porque nadie se lo ha explicado correctamente.
Publicar la lista de morosos en el tablón o en el ascensor
Es una infracción directa del RGPD. Los datos de deudas son datos personales de los propietarios y no pueden exponerse en espacios comunes accesibles a todos los vecinos. Existen procedimientos legales para comunicar las deudas respetando la privacidad.
Grupos de WhatsApp con todos los propietarios sin consentimiento
Compartir el número de teléfono de todos los vecinos sin su consentimiento expreso vulnera el principio de minimización de datos. La creación de grupos de mensajería de la comunidad requiere base legal adecuada y limitación de quién puede ver los contactos.
Cámaras de videovigilancia sin cartelería conforme a la AEPD
Toda cámara en zonas comunes debe tener señalización visible que informe del tratamiento, quién es el responsable y cómo ejercer los derechos. Sin ella, la comunidad puede ser sancionada independientemente de que las cámaras estén operativas y justificadas.
No firmar el contrato de encargo del tratamiento con el administrador
El administrador está obligado a tener un contrato RGPD firmado con cada comunidad que gestiona, con las cláusulas del artículo 28. Sin ese documento, ambas partes están en infracción y ante cualquier inspección o denuncia la situación es muy vulnerable.
Leer datos personales de propietarios en voz alta durante la junta
Comunicar datos como deudas, situación económica o conflictos particulares en la junta de propietarios sin las garantías adecuadas puede constituir una infracción del principio de confidencialidad. El acta debe redactarse con las precauciones necesarias.
Conservar datos de propietarios o inquilinos antiguos de forma indefinida
Los datos de ex propietarios e inquilinos deben eliminarse o bloquearse según los plazos de conservación establecidos en la política de datos de la comunidad. Conservarlos indefinidamente sin justificación viola el principio de limitación del plazo de conservación.
📌 ¿Gestiones empresas con más de 50 trabajadores? Desde 2023, también están obligadas a implantar un canal de denuncias obligatorio según la Ley 2/2023. Sanciones de hasta 1.000.000 €. Artico también te ayuda con esto.
Lo que nos preguntan los
administradores de fincas
¿Cuántas comunidades gestionas?
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Av. Gómez Laguna 25, Planta 5 · Zaragoza · DPOs certificados AEPD/ENAC · Servicio nacional
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