canal de denuncias

Todos buen canal de denuncias deben tener ciertas características que aumenten sus posibilidades de éxito.

¿Qué es “un éxito” en este sentido? Se puede decir que una línea de denuncias es exitosa cuando la gente confía en el servicio y, por lo tanto, lo utiliza. Los denunciantes deben ser tratados con respeto. Los asuntos deben ser manejados de manera profesional, correcta, sensible y efectiva. El sistema debe tener un efecto preventivo y así reducir el riesgo de mala conducta.

Estos cuatro factores son cruciales, y los siguientes puntos repiten algunos de los aspectos mencionados anteriormente. Creemos que estos aspectos son tan importantes, y por eso vale la pena repetirlos.

1. Seguro y anónimo

Los sistemas de denuncias contienen datos muy sensibles, personales y potencialmente delictivos. En todo el mundo, este tipo de datos está estrictamente regulado (lea el siguiente punto). Por esta razón, es importante que el sistema proteja todos los datos sensibles y que todas las identidades permanezcan indetectables.

La seguridad debe ser el objetivo principal y debe estar presente en todo momento en las soluciones de almacenamiento de datos, las aplicaciones del sistema, el archivo y la eliminación de asuntos etc.

Asegúrese de que su proveedor del sistema de denuncias tenga las certificaciones de seguridad más altas, que compruebe regularmente que el sistema no tenga vulnerabilidades de seguridad. Asegúrese también de que mantenga su software actualizado y que siga el desarrollo de la seguridad.

2. Legalmente conforme

Las leyes de protección de datos tienen importancia para los sistemas de denuncias, ya que regulan el tratamiento de los datos personales y penales.

Sin embargo, las regulaciones de protección de datos y denunciantes cambian de un país a otro, y por esa razón la supervisión del cumplimiento es complicada.

Asegúrese de que el servicio de la línea de denuncias de su elección tenga integrado el cumplimiento de la normativa para facilitar la supervisión de las leyes cambiantes. Como equipo de investigación, usted quiere estar seguro de que su servicio de línea de denuncias le ayuda a procesar e investigar los casos sin infringir la ley.

3. Fácil de usar

Si un denunciante está considerando la posibilidad de utilizar una línea de denuncias, generalmente quiere actuar en el mejor interés de la organización. Ha observado un comportamiento sospechoso y quiere hacer algo, pero es posible que no quiera participar en el proceso de seguimiento.

Muchas veces, el denunciante es una persona que está muy cerca del comportamiento inapropiado. Es fácil imaginar que la situación puede ser muy estresante para el denunciante, como se mencionó anteriormente.

Por eso insistimos en que la línea de denuncias de su elección facilite las denuncias, si no, posiblemente no recibirá los valiosos consejos que le permite actuar con prontitud.

Si permite el uso de una amplia gama de dispositivos al enviar un informe, es más probable que el denunciante llegue a denunciar. Así, los denunciantes pueden utilizar su teléfono móvil u otro dispositivo para realizar una denuncia, eliminando la necesidad de encontrar un espacio privado en el lugar de trabajo.

Aunque la interfaz de la línea de denuncias deba ser intuitiva, los usuarios también deben recibir formación adecuada, vinculada al Código de Conducta.

4. Una parte del desarrollo de la ética empresarial

Deje que la línea de denuncias interactúe con el desarrollo ético de su organización. Una línea de denuncias no es el único instrumento utilizado para prevenir la corrupción, el fraude o la discriminación, pero es una herramienta eficaz para obtener una reputación buena y para ser conocido por ser una empresa de buena ética.

Usando un servicio de línea de denuncias demuestra a las partes interesadas de otras organizaciones que ustedes se toman en serio la aplicación y el seguimiento de su Código de Conducta. También demuestra que ustedes están promoviendo una cultura de cumplimiento y estándares éticos muy altos. Les da la oportunidad a los empleados de hacer lo correcto y de ser responsables al reportar sus sospechas de buena fe a través de una línea de denuncias.