Por regla general, al comenzar la implantación de un sistema de gestión de la calidad en base a la ISO 9001, pregunto si en la empresa tienen información de carácter personal de clientes (número de teléfonos, de fax, correos electrónicos,…). Como es lógico de suponer, siempre la respuesta es afirmativa, y tras recibir la contestación, les comento si esos archivos, están registrados en la Agencia Española de Protección Datos, para así cumplir con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
En muchas ocasiones, sorprende este tema, hacen preguntas como “¿qué tiene que ver la calidad con la protección de datos?”, para poder certificar su sistema de gestión de la calidad, deben cumplir con los requisitos legales sobre este asunto.
El Punto 7.5.4 de la Norma ISO 9001, establece los requisitos a cumplir en relación a la propiedad del cliente, textualmente dice: “la organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma”. Esta versión de la Norma considera los datos de carácter personal como propiedad del cliente. Por lo tanto, la organización está obligada a “identificar, verificar, proteger y salvaguardar” esa información. Además, en la Norma aparece la siguiente nota: “la propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales”.
Es por esto que, para cumplir con este requisito de la ISO 9001, es necesario que los archivos con datos personales de clientes estén registrados según la LOPD. Ahora bien, esta Ley es,…, de obligado cumplimiento, por lo tanto, independientemente de que una organización quiera certificar su sistema de gestión de la calidad según la ISO 9001, debe cumplirla.
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