La Ley de Protección de Datos de carácter Personal (LOPD) obliga a todas las organizaciones a cumplir una serie de medidas de seguridad mínimas, dependiendo del tipo de datos. Las ONG no están exentas y deben cumplir la ley, como cualquier otra organización.
La protección de datos, dependiendo de qué tipo de funciones y actividades tenga la ONG, puede ser un aspecto complejo de abordar.
Si la ONG se dedica a temas que no comportan la necesidad de acceder a datos confidenciales, médico-sanitarios, de afiliación política u orientaciones sexuales, opiniones, etc. y ciñe los datos que almacena, simplemente a lo mínimo necesario administrativo (datos de personal, financieros, nómina, etc.) los requisitos que debe cumplir son bastante sencillos y los puede gestionar con un coste muy reducido.
Uno de los primeros pasos para alcanzar el cumplimiento de la Ley, es declarar nuestros ficheros con datos personales, mediante la inscripción de éstos en la Agencia de Protección de Datos que corresponda; salvo particularidades en las de funciones y la geografía, en general, las ONG y asociaciones deben declarar sus ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.agpd.es).
En caso de que la organización preste servicios sanitarios o políticos, entramos en las complejidades de la protección de datos de nivel alto. Si la ONG debe almacenar datos que tengan información sobre estado de salud de personas, enfermedades, afiliación política o ideológica, orientación sexual y, en general, todo dato considerado de nivel alto por la Ley, nos encontramos con una serie de requisitos de cumplimiento bastante elaborados.
Otro punto principal es la gestión de los derechos de los ciudadanos sobre sus propios datos personales. Todos los ciudadanos cuentan con los derechos de «Acceso», «Rectificación», «Cancelación» y «Oposición» (conocidos de forma general como ARCO o derechos ARCO) sobre sus propios datos personales, sea cual sea la organización que los gestiona. Las áreas más importantes en las que debemos prestar atención en materia de protección de datos serían las siguientes:
- Almacenamiento seguro y protegido de los datos personales.
- Registro detallado de acceso a cualquier dato.
- Debemos contar con medidas de seguridad adecuadas.
- Debemos realizar revisiones del estado de nuestro nivel de cumplimiento y de nuestro estado de seguridad.
- Debemos tener claras las diferencias entre Tratamientos y Cesiones de datos.
- Cláusulas de cumplimiento de la Ley.
- Contratos con terceros ya sean tratadores de nuestros datos o sean objeto de cesión de éstos.
- Debemos contar con procedimientos de ejercicio de derechos ARCO.
Hemos de destacar que la LOPD no es exclusiva de los sistemas tecnológicos: Desde abril de 2008 el Nuevo Reglamento (Real Decreto 1720/2007) en materia de protección de datos, obliga a aplicar las mismas medidas de protección a los datos personales en soporte papel.
Debido a los requisitos la Ley, en algunos casos, las ONG deben hacer un análisis detallado sobre cómo aproximarse al cumplimiento de ésta: Las sanciones pueden ser muy importantes dependiendo del tipo de dato y tipo de infracción y, por el contrario, las medidas de seguridad a aplicar inviables por el coste elevado que pueden tener con una mala planificación.
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