¿Pueden los bufetes de abogados confiar en internet para hacer negocios?
El mundo de la abogacía tiene que aprovechar Internet para hacer negocios ya que proporciona una manera más eficiente para interactuar con clientes, compañeros de bufete y en general con todo el ecosistema legal
Hay que prevenir la falta de seguridad y la percepción de la privacidad con herramientas que garanticen la confidencialidad e integridad de la información incluso cuando está fuera de sus manos.
Las tecnologías de la información no son más el futuro, sino el presente ya que ahora forman parte de nuestro día a día. Todos los sectores de la economía han hecho esfuerzos importantes para adaptarse al nuevo contexto y aprovechar en su beneficio. Como Richard Susskind, pionero de las aplicaciones IT en el sector legal, dijo: «la abogacía va a tener mayor cambio en la próxima década que en los últimos 200 años», por lo tanto en la actualidad se encuentra inmersa en un proceso revolucionario que va a cambiar significativamente la forma de trabajar en este sector.
Una gran cantidad de dudas y preocupaciones surgen en este proceso. La falta de seguridad, la falta de conocimiento suficiente, y el miedo a lo nuevo son algunas de las objeciones que muchos abogados argumentan para no incorporar las nuevas tecnologías a su trabajo diario. En esta línea, las noticias sobre la seguridad, o mejor dicho, la falta de ella en la red, no ayudan mucho para convencer a los abogados acerca de la seguridad del uso de TI.
Internet tiene una gran cantidad de brechas que permiten la incursión de agentes externos y, además permite a las personas internas robar información de las bases de datos corporativas o documentos de intercepción que se intercambian al usarlo.
El material con el que trabaja una firma de abogados y una gran información que maneja es confidencial. No se puede tolerar perderla ya que significa el núcleo de su negocio
La naturaleza intangible y digital de Internet da mucha más alta percepción de inseguridad de la información de la que es la manipulación y el intercambio de información a través de los «medios físicos» tradicionales. Parece que cuando un archivo se comparte a través de Internet irremediablemente pierdes el control del mismo. Esta declaración se hace por muchos abogados: “no podemos tener plena confianza en las redes sociales, correo electrónico, plataformas de almacenamiento en la nube y otros servicios de red hasta que no sean capaces de demostrar que se aplican de manera efectiva los controles adecuados para preservar la privacidad».
Esta percepción no es exclusiva de los abogados y hay muchos estudios y estadísticas que muestran la falta de confianza en los niveles de privacidad y confidencialidad que ofrecen los servicios de Internet. Así que si el público en general no confía, ¿por qué deberían hacerlo los abogados?
Pero… no hay otra opción, el intercambio de información confidencial en forma digital utilizando los servicios de internet con clientes o usuarios de una misma empresa no es opcional. Esto es parte de la vida actualmente en un bufete de abogados y no hay vueltas atrás. Ser eficaz en el uso de internet y ofrecer los mejores servicios de asesoramiento es de suma importancia como ventaja competitiva. Garantizar la confidencialidad entre cliente y abogado puede ser una gran ventaja.
Entonces… ¿Cómo lleno este vacío? ¿Tengo que vivir con ello y confiar en la buena suerte con el fin de no perder ninguna información confidencial? Sí, algunos apuestan por esta estrategia, pero están condenados.
¿Cómo sería el poder enviar documentos confidenciales a través de cualquier canal: correo electrónico, almacenamiento en la nube, USB…etc de tal manera que sólo las personas que tu decidas tengan derecho a leerlo?
¿Y cómo sería si los receptores de dicha documentación tuvieran permiso solo para leerlo, imprimirlo o editarlo?
¿Y si pudiera revocar el permiso a leerlo o editarlo después de haberlos enviado, en remoto y cuando yo quiera? ¿Y solo dar permiso de acceso al documento en el periodo de tiempo que yo decida?
Sí, tienes esta opción, Prot-On, una herramienta de descarga gratuita con la que puedes hacer todo lo anterior con cualquier tipo de documento. Encripta tus archivos con un algoritmo seguro AES 256, (el que usan en los bancos de EEUU), y configura que usuario tiene permiso sobre cada documento y que tipo de permiso. Una vez hecho esto puedes enviar el archivo a través de tu canal de comunicación preferido, seguro de que sólo las personas que decidas tendrán acceso a él y nadie más. Si cambias de opinión y deseas eliminar los permisos concedidos a una persona, puedes hacerlo en remoto, esté donde esté el archivo enviado.
¿Por qué tienes que usar la tecnología IT de seguridad en un Bufete de abogados?
– Modernizar tu bufete con las ventajas de las nuevas tecnologías y la tranquilidad del control permanente de la información.
– Reducir el consumo de papel y evitar la pérdida de legajos mediante el uso de copias digitalizadas debidamente protegidas.
– Evitar filtraciones de correspondencia con clientes y expedientes judiciales sensibles.
– Acceder a su base de datos documental en la nube desde casa con total seguridad.
– Subcontratar servicios jurídicos externos con garantía de confidencialidad.
– Gestionar los tiempos de disponibilidad de una información decidiendo de antemano a partir de qué día y hora quedará accesible o inaccesible un documento.
– Conocer en detalle quiénes y cuándo han utilizado la documentación enviada anteriormente.
– Evitar fugas de información por parte de ex-empleados, empleados deshonestos o colaboradores externos.
Ahora es posible para un bufete de abogados aprovechar plenamente los servicios de Internet para la ventaja competitiva, la eficiencia y la satisfacción del cliente, sin correr ningún riesgo de pérdida de información. Sólo es necesario utilizar una herramienta sencilla y adecuada.
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