La regulación de la relación entre el responsable y el encargado del tratamiento debe establecerse a través de un contrato o de un acto jurídico similar que los vincule. El contrato o acto jurídico debe constar por escrito, inclusive en formato electrónico.
La posibilidad de regular esta relación a través de un acto jurídico unilateral del responsable del tratamiento es una de las novedades previstas en el RGPD. En cualquier caso debe tratarse de un acto jurídico que establezca y defina la posición del encargado del tratamiento, siempre y cuando ese acto vincule jurídicamente al encargado del tratamiento. Este sería el caso, por ejemplo, de una resolución administrativa que conste notificada al encargado del tratamiento.
En cualquier caso, ya se trate de un acuerdo o de otro acto jurídico, su contenido debe reunir los requisitos establecidos en el RGPD, a los que más adelante se hace referencia. El contenido del acto o acuerdo puede basarse en cláusulas tipo establecidas por la Comisión Europea o por la autoridad de control, inclusive cuando formen parte de una certificación otorgada al responsable o al encargado del tratamiento.
Los modelos de cláusulas que se incluyen en el Anexo 1 de este documento no tienen la consideración de cláusulas tipo a los efectos del artículo 28.8 del RGPD, sino que son simplemente un modelo orientativo para que los diferentes responsables puedan adaptarlo a las necesidades derivadas de su propia organización.
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