El Notario en el ejercicio de su función pública es depositario de multitud de datos personales de sus clientes, los cuales se reflejan en todos los documentos que autoriza y que posteriormente quedan incorporados en sus archivos, protocolos, Índices (ficheros), etc… y que se transfieren o ceden a terceros, y a autoridades y funcionarios públicos atendiendo a requerimientos de información establecidos en la Ley.
Es por ello que el Notario es un importante agente en los procesos de transferencia y cesión de datos protegidos regulados en la LOPD. Todos los ficheros que crea el Notario en el ejercicio de su función no cabe duda que tienen la consideración de ficheros de titularidad pública pues es difícil, por no decir imposible, que el Notario recabe datos personales de los interesados para finalidades distintas del ejercicio de su función pública. Dichos ficheros han sido determinados por la Orden del Ministerio de Justicia 484/2003 y la Orden del Ministerio de Economía 114/2008, en las que se procede a la identificación, a la descripción y a la determinación del nivel de seguridad aplicable a los mismos; todo ello de acuerdo con la normativa en materia de Protección de Datos.
El Notario deberá cumplir con las obligaciones impuestas en esta materia, entre ellas:
- Disponer de un Documento de Seguridad.
- Definir e implantar los Procedimientos requeridos.
- Efectuar Auditorías Periódicas cada dos años.
- Nombrar un Responsable de Seguridad.
- Formar y concienciar en materia de seguridad de la información a todo el personal que gestione datos personales.
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